Když zaměstnanec skončí

Když zaměstnanec končí: co musí firma udělat hned

Odchod zaměstnance je běžná situace, která potká téměř každou firmu. V praxi ale často přináší víc administrativy, než si podnikatelé uvědomují. Nejde jen o podpis výpovědi nebo dohodu o ukončení pracovního poměru. S koncem zaměstnání souvisí také řada povinností vůči úřadům a dokumentů, které je potřeba připravit správně a včas. Pokud se některý z kroků přehlédne, může to firmu stát zbytečné starosti nebo dokonce sankce.

Dobrou zprávou je, že když má firma v těchto situacích jasný postup, dá se všechno zvládnout poměrně rychle a bez stresu.

Co se děje ve chvíli, kdy pracovní poměr končí

Jakmile se zaměstnavatel a zaměstnanec domluví na ukončení pracovního poměru – ať už výpovědí, dohodou nebo uplynutím sjednané doby – začíná běžet několik administrativních kroků.

Firma musí připravit dokumenty, které zaměstnanec potřebuje pro další zaměstnání nebo pro úřady. Současně je nutné upravit mzdovou evidenci a provést odhlášení zaměstnance ze systémů, které stát používá pro sledování zaměstnanosti a odvodů.

Z pohledu podnikatele jde často o nenápadnou administrativu, která se děje "na pozadí". Přesto je důležité, aby byla provedena přesně. Úřady dnes pracují s daty stále více automaticky a nesrovnalosti se proto odhalují mnohem rychleji než dříve.

Dokumenty, které musí zaměstnanec dostat

Při ukončení pracovního poměru zaměstnavatel předává několik dokumentů, které mají pro zaměstnance zásadní význam.

Nejdůležitější je potvrzení o zaměstnání, kterému se v praxi často říká zápočtový list. Tento dokument shrnuje základní informace o pracovním poměru a zaměstnanec ho předkládá dalšímu zaměstnavateli nebo úřadu práce.

Dalším důležitým dokumentem je potvrzení o zdanitelných příjmech. Ten zaměstnanec potřebuje například pro roční zúčtování daně nebo pro vlastní daňové přiznání.

Pokud se tyto dokumenty vydají pozdě nebo s chybami, může to způsobit komplikace nejen zaměstnanci, ale i firmě.

Povinnosti vůči úřadům

Vedle dokumentů pro zaměstnance musí zaměstnavatel také upravit údaje v evidencích státu.

Po skončení pracovního poměru se zaměstnanec odhlašuje ze zdravotního pojištění a ze systému sociálního zabezpečení. Tyto změny mají své termíny a je potřeba je dodržet. V posledních letech navíc stát stále více propojuje jednotlivé databáze, takže chyby nebo zpoždění se rychle projeví.

Pro podnikatele to znamená jediné – je dobré mít celý proces nastavený tak, aby nic nezůstalo "viset ve vzduchu". Správně vedená mzdová agenda dokáže většinu těchto kroků pohlídat automaticky.

Na co firmy zapomínají nejčastěji

V praxi se ukazuje, že nejvíce problémů nevzniká u samotného ukončení pracovního poměru, ale u drobných detailů kolem něj.

Typickým příkladem je nevyčerpaná dovolená, která se musí správně vyúčtovat, nebo pracovní pomůcky a přístupová práva, která je potřeba vrátit a ukončit. Stejně tak je nutné správně uzavřít poslední mzdu, aby byly všechny odvody vypočítány správně.

Tyto drobnosti mohou na první pohled působit jako maličkost, ale právě v nich se často skrývají chyby, které se později těžko dohledávají.

Když je proces nastavený, všechno je jednodušší

Firmy, které mají jasně nastavený postup pro nástup i odchod zaměstnanců, zvládají tyto situace bez zbytečných komplikací. Administrativa pak není chaotická a podnikatel se může soustředit na samotné fungování firmy.

Pokud si nejste jistí, zda máte všechny kroky správně nastavené, může být užitečné celý proces projít s odborníkem. Správně nastavená mzdová agenda totiž šetří nejen čas, ale často i peníze. Podrobnosti o tom, jak můžeme firmám s podobnými situacemi pomoci, najdete na stránce Služby